Bidang Pengelolaan, Layanan dan Pemanfaatan Arsip-Dinas perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Maluku melaksanakan Sosialisasi Akuisisi Arsip Statis dan Autentikasi Arsip Terjaga kepada 11 OPD Lingkup Pemerintah Provinsi Maluku. Kegiatan tersebut dilaksanakan selama dua hari sejak tanggal 18 sampai 19 Februari 2025 bertempat di Ruang Rapat Kantor Kearsipan Daerah Jl. Rijali no.23 Ambon. Kegiatan sosialisasi tersebut dibuka oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Maluku yang diwakili oleh Kepala Bidang Pembinaan dan Pengawasan Arsip, Bpk. Juliando James Syauta, S.E.

Materi Sosialisasi hari pertama dibawakan oleh Bpk. Fentje Mandaku, S.Pd., M.Si dan hari kedua dibawakan oleh Bpk. Sapwan Lessy, S.Sos.

OPD yang menjadi peserta sosialisasi ini adalah:

1. Dinas Dukcapil Provinsi Maluku
2. Badan Perbatasan Daerah Provinsi Maluku
3. Dinas ESDM Provinsi Maluku
4. Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Provinsi Maluku
5. Dinas Kesehatan Provinsi Maluku.
6. Badan Penanggulangan Bencana Daerah Provinsi Maluku
7. Dinas Sosial Provinsi Maluku
8. RSUD dr. M. Haulussy
9. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Maluku
10. Biro Hukum Provinsi Maluku
11. RSUD dr. I. Umarella

Dalam arahannya, Bpk. Fentje Mandaku, S.Pd., M.Si selaku Plt. Kepala Bidang Pengelolaan, Layanan dan Pemanfaatan Arsip mengatakan bahwa kegiatan sosialisasi ini merupakan tahapan awal dari sebuah kegiatan besar di tahun 2025, dimana 11 OPD yang hadir sebagai peserta kegiatan adalah OPD yang akan menjadi fokus pelaksanaan akuisisi arsip statis dan autentikasi arsip terjaga di tahun 2025.”

“Tujuan sosialisasi ini ada tiga. Pertama adalah untuk menyamakan persepsi tentang mekanisme dan tata cara pelaksanaan akuisisi, kedua Sosialisasi ini merupakan informasi awal kepada semua OPD di lingkup Pemerintah Provinsi Maluku agar nantinya tidak enggan dan bisa menyerahkan arsip-arsip mereka untuk diakuisisi dan diauntentikasi oleh Lembaga Kearsipan Daerah, dan yang ketiga adalah agar setiap OPD lebih siap sehingga nantinya dapat memperlancar proses pelaksanaan akusisi dan autentikasi di lapangan.” Ungkapnya.

Selain tiga tujuan tadi, Mandaku juga menambahkan bahwa akuisisi kali ini juga menyasar arsip-arsip Pandemi Covid 19 di Provinsi Maluku. Maka itu OPD yang hadir sebagai peserta merupakan OPD yang diidentifikasi memiliki arsip Covid 19.

Kegiatan Sosialisasi Akuisisi Arsip Statis ini merupakan yang kedua kalinya. Tahun 2024 juga telah dilaksanakan sosialasiasi yang sama namun setelah dievaluasi masih kurang maksimal dalam hal keberlanjutan informasi pada Organisasi Perangkat Daerah yang ada, sehingga hal ini berdampak pada hasil pelaksanaan di lapangan yang juga kurang maksimal.

“Tahun lalu hanya menyasar satu orang per OPD sehingga kelanjutan informasi sosialasi kadang tidak sampai kepada teman-teman yang lain di OPD masing-masing. Tahun 2025 kami rubah mekanismenya dengan mengundang 5 orang setiap OPD, mereka adalah:

1. Sekretaris Dinas, karena bertanggungjawab terhadap pengelolaan arsip aktif dan in-aktif pada Record Center
2. Kasubag Kepegawaian dan Umum selaku penanggujawab arsip aktif di Central File
3. Satu orang Kepala Bidang, karena mereka yang mengelola arsip aktif di bidangnya masing-masing
4. Dua orang staf pengelola arsip, karena tugas dan tanggungjawab  mereka yang langsung bersinggungan dengan arsip.

Dengan demikian maka sosialisasi ini bisa tepat sasaran dan lebih maksimal karena banyak orang yang mengetahui informasi terkait mekanismenya.” Mandaku berharap semoga akusisi tahun 2025 lebih tepat sasaran dan sesuai dengan ketentuan yang ada dan harapan yang lain adalah semoga semua OPD di Provinsi Maluku punya pemahaman terkait mekanisme akusisi arsip. “…Nantinya, tidak terjadi lagi ‘mengambil arsip di OPD, melainkan ke depannya OPD yang menyerahkan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan Daerah sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. -(FJR)